Первый частный – среди государственных

Бизнесмены решили выйти за рамки стандартных услуг госархивов и не проиграли.

Пять рубежей защиты

Чтобы попасть в «святая святых» этого здания – хранилище, надо пройти - ни больше, ни меньше – пять рубежей защиты. Во двор пятиэтажного здания просто так не войдёшь и не въедешь, оно огорожено металлической решёткой забора. Ворота откроются, если у тебя есть специальный Новгородский региональный архивпропуск, и служащий охраны (по штатному расписанию – контролёр пропускного режима) отправит сигнал на пульт управления. Ещё сигнал – и откроется входная дверь. Из вестибюля в коридор и на лестницы, ведущие на верхние этажи, можно попасть тоже только по такому же принципу. 

Михаил Борисович Жемчужин в помещении охраны следит за монитором, на котором картинки – здание снаружи, во всех ракурсах, и внутренние помещения. Ночью здание находится под контролем вневедомственной охраны.

Лестничные пролёты в здании, так же, как и площадки между ними, покрыты специальным полиуретановым износостойким лаком – чтобы не скользили и  пыль не скапливалась. На конструкциях - огнезащитные покрытия. Двери, а их в здании несколько десятков, - специальные противопожарные. Каждая выдержит целый час открытого огня, не выпуская его из помещения.

Нет, в этом здании не располагается банк или ещё какое-то подобное учреждение. И, тем не менее, все элементы, обеспечивающие безопасность объекта, налицо. Впрочем, здание построено и сдано в эксплуатацию в соответствии с требованиями законодательства и технических нормативов к помещениям, где осуществляется именно этот вид деятельности - в здании, где мы находимся, располагается Новгородский региональный архив. Он открыт в прошлом году.

Его отличие от региональных государственных архивов в том, что это предприятие – частное. Первое в Великом Новгороде, первое в области.    

Уничтожать цивилизованно

Генеральный директор ООО «Новгородский региональный архив» Вадим Николаевич Смирнов ведёт меня по зданию – экскурсия, так сказать, для общего представления. Это помещение приёма документов. Сюда же привозят и упаковочный материал – специальные картонные элементы, Новгородский региональный архивсобирающиеся в короба. Укладка в короба подготовленной документации у архивистов называется картонированием. Здесь же – система конфиденциального уничтожения документов.

- У нас два профессиональных «шрёдера», формата А3 и А4. Мы где-то до полутонны документов в день спокойно можем уничтожать, - говорит директор. – Документы шредируем до четвёртого класса секретности, кроме относящихся к гостайне. Выдаём акты, соответствующие сопроводительные накладные. По требованию можем осуществлять уничтожение в присутствии сотрудника организации, можем видео- и фотоотчёты представлять.

Вадим Николаевич поясняет, что сегодня существует большая проблема – как по истечении срока хранения документы уничтожить. В городе применяют несколько способов. Первый - уничтожают сами организации. Второй – увозят в котельные, где документы сжигают, но тут не лишним был бы контроль за этим действием. Везут и на Вельгийскую фабрику в Боровичский район -  на переработку. Бывает, просто сдают в макулатуру, но это чревато последствиями. В городе случалось, когда документы с персональными данными находили где-то на свалках, и были скандалы по этому поводу.    

Новгородский региональный архив- Поэтому мы предлагаем цивилизованный способ решения этих проблем, - продолжает мой собеседник. - Мы приезжаем, сами забираем документы для уничтожения, выдаём акт, шредируем. Смотрите, сейчас уничтожена очередная партия - получается вот такая труха, которую мы потом сдаём в макулатуру, и она уже невосстановима.

Мы идём дальше. Это помещение обработки документов. Здесь два сканера, японское профессиональное оборудование. Поточным методом сканируются документы формата А3 и А4.

- Скорость – до 20 тысяч сканов день, - уточняет Вадим Николаевич.

- А потребность какая, много заказчиков?

- Потенциальная потребность большая, но на сегодняшний день есть проблемы финансирования у наших заказчиков. Мы сканируем описи архивных документов для муниципалитетов. С нами второй год сотрудничает половина районов области, сейчас даже больше. Поставлена такая задача – оцифровать описи муниципальных архивов, далее - определённый объём архивных документов. Но так как своего оборудования в районах не хватает, мы по всем стандартам это для них делаем по договорам. Даже благодарности есть за нашу работу.

- А большие объёмы поступают из районов?

- Они могли быть и больше, но как я уже сказал, играет роль финансовая составляющая. Ежегодно планируемые на эту работу суммы составляют от 5 до 20 тысяч рублей.

Термос на 250 000 литров

В большом хранилище документов на металлических стеллажах под потолок - десятки картонных коробов. Идеальная чистота, ни пылинки, лишь чуть-чуть угадывается звук работающих приборов – вентиляции, увлажнения воздуха.

Главная хозяйка хранилища – заместитель генерального директора Ирина Рудольфовна Искра. Она и Вадим Николаевич завели меня в «сердце» архива, помудрив предварительно над отпорами входной двери.

Новгородский региональный архив

- Это схемы нашего хранения. Здесь воздушное отопление, взрывозащищённые плафоны, электропроводка в бронекабелях, выключатели только наружные, внутри никаких включателей-переключателей нет, система пожарной сигнализации тоже выведена, - слушая директора, чувствую себя прямо сотрудником госпожнадзора.

Но, действительно, существующие требования к организации архивного помещения очень строгие. Оно должно быть обособленным, охраняемым. Новгородский региональный архивТут должен соблюдаться определённый температурно-влажностный режим, а охранный режим подразумевает минимальный доступ в помещение. 

- У нас смонтирована приточно-вытяжая система воздушной вентиляции и отопления, хранилище - как термос, ведь для документов главное - постоянная температура, естественное освещение, - добавляет Вадим Николаевич, а я пытаюсь представить себе, как может выглядеть термос литров на 250 000 - таков, по моим прикидкам, объём хранилища, где мы находимся. 

Сейчас оно заполнено документацией процентов на 15. Таких хранилищ в архиве восемь. Они рассчитаны на размещение 20 000 коробов, в каждый из которых входит 7 стандартных пачек бумаги  «Корона» формата А4, то есть, 3500 листов.

Кстати, заказчики, как выясняется, подробно интересуются именно тем, как организована защита помещения, условиями хранения документов и возможного к ним доступа. В архиве поясняют, что, если документы находятся в хранилище, – это не означает, что ими нельзя воспользоваться, взять на копирование или посмотреть. Все документы обезличенно хранятся в номерных коробах. Предусматриваются варианты пломбирования коробов, где содержатся особо важные данные, в частности, персональные. Пломбы - индивидуальные номерные, они не снимаются, их можно только разрезать. И если нужно обратиться к этим документам, сотрудник организации приходит, при нём пломба срезается, а затем короб пломбируется снова.

«Авантюра, переросшая в охотничий азарт»

Кому и как пришла идея создать частный архив на территории нашей области? И насколько рискованное всё-таки это дело – заняться бизнесом в архивной сфере?

Мои вопросы у собеседников вызывают улыбки, а их ответы – эмоциональны, потому что, как мне кажется, для них самих ещё не совсем, если можно так выразиться, улеглись страсти по поводу осуществления этого проекта.

А история такова. Несколько физических лиц, занимающихся бизнесом в сфере недвижимости, размышляли над тем, как использовать Новгородский региональный архивприобретённое здание. Это здание, расположенное в Панковке, в своё время принадлежало строительной фирме, потом университету, когда-то здесь располагался  райвоенкомат.

- Долго думали, под какой вид деятельности его приспособить, - рассказывает Вадим Николаевич. - Самое простое напрашивалось – под офисные помещения. Но их достаточно много в городе, и не очень это интересно. Решили попробовать что-нибудь другое. Были варианты разместить здесь какие-то производства, но ввиду того, что здание административное, это сделать было бы сложно. Знали, что существует проблема архивного хранения документов. Когда познакомились с Ириной Рудольфовной, сотрудником государственного архива, она нас убедила, что дело стоящее и этим можно попробовать заняться. Архив вписался в схему использования здания. Стали просчитывать.

Этот вид бизнеса учредителей заинтересовал. Но расчёты показали – на входе он будет совсем не дешёвым. С другой стороны, можно было занять нишу на рынке архивных услуг, ещё никем не занятую. Подстёгивала мысль о том, что если они первыми в области на этот рынок войдут, другим это сделать будет уже тяжелее.

Решились. И начали реконструировать здание. На это ушло два года.

- Мы были поднадзорные, то есть, за нами осуществлялся архитектурно-строительный надзор, потому что это отдельно стоящее здание и площадь всех помещений более 2000 квадратных метров. Соответственно, сдавали всё по всем стандартам. Здание реконструировалось в соответствии с требованиями, которые предъявляются к архивам, и введено в эксплуатацию как здание архива, - подытоживает директор.

Что касается затрат, то только на работы по реконструкции ушло несколько десятков миллионов рублей. Это не считая стоимости самого здания и закупки оборудования. К примеру, стеллажи для хранилища документов обошлись бизнесменам в 400 000 рублей.

По мнению сотрудников Новгородского регионального архива, это здание - одно из лучших в области, в том числе и тех, где размещаются государственные архивы. Их все знают – это помещения областного госархива в бывшей церкви на улице Мусы Джалиля и здание архива новейшей истории на Десятинной. Правда, новое сооружение, которое возводится на улице Нехинской для госархива Новгородской области, будет отвечать всем современным требованиям.

Кстати, в штате архива всего 10 человек. Архивистов – трое. Плюсы в работе, которые отмечаются, - здесь меньше формализма, меньше нужно составлять различных отчётов и справок, ну, и материальная заинтересованность, конечно. По словам директора, средняя заработная плата на его предприятии соотносится со среднеобластной. 

Новгородский региональный архив

Выйти за рамки

- Что было самой большой проблемой для вас, когда занялись этим проектом? – задала директору архива ещё один вопрос.

Новгородский региональный архив- Самая большая трудность была в том, что этим бизнесом никто из нас не занимался. Мы не из архивной среды. У меня два высших образования – инженер-механик и юрист. В бизнесе лет двадцать. Но архивное дело… Пришлось очень много нового изучать - и по технологии, и по архивному хранению. Мы изучали потенциальные возможности организации такого вида бизнеса. Естественно, мы не стали первооткрывателями. Этот бизнес появился давно. Первый опыт был в США, после войны, когда возникла необходимость внеофисного хранения документов. Практика стала развиваться, банки подключились к этому делу. Потом опыт перешёл в Европу. У нас в России это началось с начала 90-х годов. Первыми к нам вошли иностранные фирмы - «Айрон Маунтен», «ОСГ Рекордз Менеджмент». Потом стали создаваться наши отечественные частные, достаточно большие архивы –  «Тэлос», «Делис-Архив». В городах-миллионниках, этим, собственно говоря, уже никого не удивишь, Москва и Питер плотно с этим работают. Но в Новгороде мы - первые. И свою задачу понимаем так - не создавать конкуренцию существующим архивам, а занять ту нишу, где они услуги не оказывают. Мы оказываем услуги по хранению документов. По западной статистике, в процессе жизнедеятельности на одного человека может образоваться порядка 10 таких коробов документов, как вы видели. У нас, конечно, может быть по-другому. Но если по этим мировым стандартам посчитать ёмкость Великого Новгорода, умножив на число жителей, получится 2 000 000 коробов. И если вы спрашиваете, не было ли это авантюрой, то отвечу так: сначала это была продуманная авантюра, а потом начался охотничий азарт.

То, что генеральный директор азартен и энергичен, подтверждает его заместитель, но при этом добавляет:

- Энергичность даётся большими затратами, внутренними, они не на поверхности. Если какие-то идеи человека захватывают, он их не оставляет, а в возникшем водовороте решает задачи. Как в подводной лодке: сел – плыви. Так что, если и было что-то авантюристическое в этом проекте, то всё равно все риски были просчитаны.

Надо сказать, что с Ириной Рудольфовной учредителям частного архива повезло – они доверились профессионалу. Кстати, по образованию она историк, закончила Уральский государственный университет. Из Екатеринбурга вместе с другими студентами в составе археологических экспедиций приезжала в Новгород на практики. Здесь познакомилась с будущим мужем и, окончательно переехав в наш город, работала в государственном архиве.  

Новгородский региональный архивКвалифицированно организованная деятельность частного архива даёт уверенность в том, что бизнес себя оправдает. На сегодняшний день все затраченные средства пока ещё «не отбиты», но руководители уверены: года через четыре учреждение выйдет на окупаемость.

Документы, которые отдают на хранение в частный Новгородский региональный архив, не являются документами Архивного фонда Российской Федерации. В государственных архивах хранятся документы постоянного срока хранения, а здесь - документы временного хранения. Но их в процессе деятельности у организаций образуется достаточно много – бухгалтерских, по личному составу, различные проекты. Для архивных документов установлены разные сроки хранения – от 5 лет для бухгалтерских и до 75 – для кадровых документов.

И даже если, исходя из практики, к таким документам по истечении нескольких лет обращаются крайне редко, то требования по хранению документации всё равно должны выполняться. Не все организации или предприятия могут организовать у себя хранение документов. По разным причинам - допустим, из-за отсутствия специальных помещений, технология оборудования которых достаточно сложна и затратна. Тогда документы отдают на хранение в архивы.

Новгородский региональный архив принимает документы на хранение всего лишь в течение полугода. Какие организации уже пользуются его услугами?

Новгородский региональный архив

- В списке организаций, с которыми работаем, - органы государственной власти и подведомственные им учреждения, более десяти коммерческих организаций, прежде всего банки, потому что там очень много документов образуется, но у них есть проблемы с хранением. Из больших поступлений были документы ГОКУ «Центр занятости населения Новгородской области», у нас хранятся дела безработных граждан, - поясняет Ирина Новгородский региональный архивРудольфовна.

Добавлю, что в числе клиентов новгородского частного архива есть банк, входящий в первую десятку в России, и один из большой четвёрки крупнейших сотовых операторов, а также крупные муниципальные предприятия.

А о ближайших перспективах генеральный директор говорит так:

- Работаем со Псковом и будем расширять контакты. Пытаемся выходить на Санкт-Петербург, Тверь, Москву - участвуем в торгах. Сейчас принимаем участие в большом тендере, если выиграем, сразу заполним архив процентов на 30.

Думать о полном заполнении хранилища пока рано, считают руководители. Но если такое произойдёт - появится повод строить ещё одно. А пока работа архива идёт в штатном режиме – приём, хранение, использование уничтожение документов, ответы на запросы, консультирование, помощь в организации архивов. Например, больше года сотрудники архива помогали областному комитету по охране культурного наследия упорядочить документы, закупали стеллажи, закартонировали более 700 коробов с документацией.

- Наш архив частный, но мы не теряем связи с нашими коллегами из новгородских государственных архивов, - говорит Ирина Рудольфовна. - Много оцифровали описей дел для муниципальных архивов Великого Новгорода, Чудовского, Холмского, Хвойнинского, Боровичского, Валдайского районов. Предполагаем, что такая работа будет продолжена уже и по оцифровке документов, потому что Росархив ставит такие задачи – оцифровать не только описи, но и документы, создавать электронную базу.

Учредители частного регионального архива рискнули начать бизнес в незнакомой для них сфере. Практика показала – риск, подкреплённый расчётами и желанием глубоко разобраться в деталях нового вида деятельности, оказался оправданным. Поставленная задача – выйти за рамки стандартных услуг, оказываемых государственными архивами, совместив их с коммерческой деятельностью, - как видим, успешно выполняется.

Наталья МЕЛКОВА

Фото автора

КСТАТИ:

Кто знает, когда человек впервые стал собирать и хранить документальные подтверждения своей жизни и деятельности, превратив затем эти собрания в архивы. Когда я готовила этот материал, самой показалось интересным заглянуть в историю возникновения архивов. Информации об этом много. Для будущих архивистов написаны целые учебники. В подробном исследовании В. Иофе нашла много увлекательных подробностей. Вот некоторые из них.

Глина, дерево, кожа, пергамент, бумага

В современном мире нет ни одной страны, где бы не было архивов. Богатства многих из них - исключительны, так как представляют огромную ценность для исторических исследований. Известно, что архивы уже существовали в государствах Древнего Востока - в Египте, Шумере, Вавилонии, Ассирии, Хеттском царстве, Урарту, Персии. Это были храмовые и дворцовые хранилища различных документов – хозяйственных, дипломатических актов, или литературных произведений, которые копились в архивах-библиотеках.

Интересно, что, например, большинство дошедших до нас архивов Древнего Востока - клинописные. Глиняные таблички повествуют о том, чем занимались люди, начиная с III тысячелетия до нашей эры вплоть до I века нашей эры, когда клинопись окончательно вышла из употребления. Знаменитый Богазкейский архив хеттских царей в Турции, найденный в столице Хеттского государства Хаттушаше, содержит свыше 15 тысяч глиняных табличек с хеттской и аккадской клинописью.  

А в древнем Риме, как мы знаем, архивами занимались жрецы, пока в середине V до н.э. в храме Сатурна не создали Архив Сената.

Уже в средние века в странах Востока развитие архивного дела имело свои особенности. К примеру, в арабских странах VII-XIII веков, в Иране, Китае, а позднее в Империи Великих Моголов, в Индии существовала стройная система делопроизводства и хранения документов. Причём, она находилась на более высоком, если так можно выразиться, «технологическом» уровне, чем в странах Запада в тот же исторический период.   

Со временем дерево, кожу, пергамент, которые использовались для записи сведений, заменила бумага.

В Армении, в Матенадаране, хранятся свыше 25 тысяч древнейших рукописей, некоторые из них относятся к концу IV века.

Самым крупным архивом раннего Средневековья на Западе был Папский архив, позднее Ватиканский, возникший в IV веке н.э.

Короли Западной Европы  свои архивы берегли и перевозили с места на место. Естественно, существовали архивы и в крупных монастырях, епископствах и феодальных рыцарских замках, которые можно назвать частными архивами. Увы, пожары и междоусобицы вели к гибели хранилищ: учёные утверждают, что светские европейские архивы V- IX веков до нас почти не дошли.

В X веке архивы появляются на Руси – этому способствует развитие письменности. Документы писались на деревянных досках, бересте, пергаменте, а с середины XIV века - на бумаге. Продвинутые правители коллекционируют рукописи религиозного, исторического и художественного содержания. Уникальные собрания рукописей были у князей Ярослава Мудрого, Святослава и Всеволода Ярославичей, новгородского епископа Луки Жидяты. А чего стоят монастырские архивы - Новгородского Софийского собора, Кирилло-Белозерского, Троице-Сергиева, Соловецкого и других монастырей.  

После образования Русского централизованного государства в Москве в XVI веке возник Царский архив, куда вошли документы тверских, рязанских, смоленских, черниговских, ярославских и других князей, материалы о внутреннем управлении и внешних сношениях Русского государства со странами Западной Европы и Востока.

В начале XVII века во время польско-шведской интервенции Царский архив был частично вывезен в Польшу, а оставшиеся материалы поступили в Посольский приказ. Пётр I затеял реформы, в результате которых появился Генеральный регламент коллегий, и архивы Сената, Синода, коллегий были отделены от текущего делопроизводства и переданы в ведение особых лиц – архивариусов. Тогда вошло в оборот и слово «архив». Из документов упразднённого Посольского приказа был образован первый исторический архив – Генеральный архив старых государственных дел, который позднее переименован в Московский архив Коллегии иностранных дел.

Интересен тот факт, что впервые в мировой практике именно российское государство взяло на себя обязанность по организации государственного хранения имеющих историческую ценность документов, отражающих жизнь и деятельность собственного народа. После Октябрьской революции на основании декрета Совета народных комиссаров от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела» и других декретов об архивах в РСФСР, подписанных Лениным, все архивы правительственных учреждений были ликвидированы как ведомственные. Хранящиеся в них документы составили Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). Законодательно была объединена не только вся документация правительственных учреждений за дореволюционный период, но и губернские архивные фонды, а также национализированные, частные, акционерные, церковные и прочие архивы. Декрет ввел централизованное управление архивным делом всей страны.

Кстати, общегерманский Государственный архив возник только в 1919 году, после окончания Первой мировой войны. В США центрального государственного архива не было до 1934 года, архивные материалы концентрировались в отдельных штатах. 

Поделиться: